Praca zdalna po pandemii: Jak skutecznie wprowadzić i regulować nowy model pracy?

Pandemia, pandemia i po pandemii. Choć za oknem aura sprzyja przeziębieniom i różnego rodzaju infekcjom to zgodnie z zarządzeniem Ministerstwa Zdrowia w dniu 1 lipca 2023 roku zniesiony został stan zagrożenia epidemiologicznego. Część „zdobyczy” pandemii z nami pozostaje, część zagadnień jednak po woli wraca do normy. Bardzo wyraźnie widać to w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, a przełom roku to dobry moment, żeby spojrzeć na te zagadnieniu w nowej odsłonie.

Czy pandemia dała nam coś dobrego? Nie wiele, ale jest jedna rzecz. Nauczyliśmy się pracować zdalnie. Praca zdalna często z dnia na dzień organizowana wszelkimi dostępnymi środkami i metodami w momencie ogłoszenia pandemii została unormowana przepisami i pozostanie z nami już na stałe. Nie każdy pracodawca może ją wprowadzić, ale tam gdzie się to tylko udaje praca zdalna lub hybrydowa (częściowo zdalna) jest mile widziana. Co zrobić, żeby wszystko odbyło się zgodnie z prawem. Po pierwsze pracodawca powinien wprowadzić zasady pracy zdalnej Zasady te zabezpieczają zarówno interes pracownika jak i pracodawcy. Należy uwzględnić możliwości pracy zdalnej, zasady jej wykonywania zgodnie z ergonomią oraz bezpieczeństwem i higieną pracy, określić zasady ochrony danych osobowych i tajemnicy przedsiębiorstwa, wskazać wymiar pracy zdalnej i hybrydowej oraz określić uprawnienia pracownika w postaci wypłaty ryczałtu za pracę zdalną.

Zatrzymajmy się chwile nad ryczałtem. Jak go ustalić. Weźmy pod uwagę, że funkcją ryczałtu za pracę zdalną jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika ze względu na wykonywanie pracy w domu. Jest więc zwolniony z podatku dochodowego i składek ZUS. Trzeba więc tak ustalić wartość ryczałtu by był on adekwatny do poniesionych kosztów: ani zbyt niski by nie narazić się PIP, ani zbyt wysoki by nie narazić się US i ZUS. Do wyliczenia ryczałtu za pracę zdalną dla pracowników biurowych bierze się najczęściej pod uwagę koszty energii elektrycznej i Internetu. Oczywiście jeśli wykonywana praca wymaga innych mediów to oczywiście ich koszt także należy wziąć pod uwagę do wyliczenia ryczałtu.

Ryczałt za pracę zdalną może być określony godzinowo (za każdą godzinę pracy zdalnej) lub miesięcznie (za fakt pracy zdalnej/hybrydowej w miesiącu). Dla pracy zdalnej może oczywiście być ustalona inna kwota niż dla hybrydowej, mało tego może tez być określona różna wartość dla różnych stanowisk. Należy także pamiętać, że jeśli Pracodawca ustalił miesięczną wartość ryczałtu każdorazowo należy ją pomniejszać proporcjonalnie o liczbę dni absencji pracownika (urlop, choroba), a także o dni delegacji służbowej.

Jeżeli pracodawca wyraża zgodę, aby pracownik wykonywał pracę zdalną lub hybrydową pracownik musi złożyć oświadczenie. Powinno ono zawierać: oświadczenie, że pracownik posiada warunki lokalowe do realizacji pracy zdalnej. Ponadto zobowiązuje się do wykonywania pracy zgodnie z zasadami pracy zdalnej obowiązującym u pracodawcy, zasadami ergonomii i bezpieczeństwa i higieny pracy oraz z poszanowaniem zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa i ochrony danych osobowych.

Skoro mówimy o pracy zdalnej należy wziąć po uwagę, że bardzo często odbywa się ona na stanowiskach, gdzie używany jest komputer. Warto zauważyć, że od 2024 roku (nowelizacja rozporządzenia MRiPSz dnia 18października 2023) uległy modyfikacji przepisy dotyczące wyposażenia stanowisk komputerowych. Pracodawca, który wyposaży pracownika w przenośny sprzęt komputerowy taki jak laptop lub tablet zobowiązany jest zapewnić także dodatkowy monitor (lub podstawkę umożliwiającą takie ustawienie urządzenia mobilnego by górna krawędź matrycy znajdowała się na wysokości wzroku), klawiaturę i mysz. Na żądanie pracownika pracodawca musi dostarczyć również podnóżek i uchwyt na dokumenty. Obowiązek takiego wyposażania dotyczy stanowisk na których pracownicy wykonują pracę powyżej połowy dziennej normy czasu pracy. Zasady obowiązują dla każdego nowo tworzonego stanowiska, a stanowiska już istniejące muszą być dostosowane do wymogów w ciągu 6 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia, a więc do 17.05.2024r.

Powstaje zatem pytanie czy jeśli pracownik będzie pracował hybrydowo pracodawca powinien mu wyposażyć jedno, stacjonarne stanowisko pracy, czy też dwa: stacjonarne i zdalne. I tu w przepisach niestety nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Stanowisko stacjonarne musi być wyposażone na pewno. Zgodne z Art. 67³¹ §1 kodeksu pracy obowiązek pracodawcy organizowania stanowiska pracy nie dotyczy pracy zdalnej. Za prawidłowe zorganizowanie stanowiska pracy zdalnej odpowiada pracownik i składa na tę okoliczność stosowne oświadczenie, o którym pisaliśmy wyżej. W pewnej sprzeczności do tej tezy stoi zapis Art. 215 kodeksu pracy. W obowiązujących przepisach nie znajdujemy jakiegokolwiek wyłączenia tego przepisu dla pracy zdalnej.

Z uwagi na wprowadzenie pracy zdalnej oraz modyfikacji wymogów stawianych niektórym stanowiskom należy opracować nową ocenę ryzyka zawodowego dla pracowników administracyjno-biurowych wykonujących pracę zdalną i zapoznać

Kolejna zmiana o jakiej warto wiedzieć to rozszerzenie wymogu refundacji okularów korekcyjnych. Przypomnijmy Par. 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe stanowi, że pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach. Dotychczas jeśli lekarz medycyny pracy wskazał w zaświadczeniu o dopuszczeniu do pracy pracownika na stanowisku wyposażonym w monitor ekranowy konieczność pracy w okularach korekcyjnych pracodawca miał obowiązek refundować okulary na zasadach określonych u danego pracodawcy. Na mocy Rozporządzenia z MRiPS z dnia 18 października 2023r. obowiązek refundacji rozszerzono o szkła kontaktowe.

Ze złych rzeczy pandemia przyniosła przede wszystkim wiele utrudnień w funkcjonowaniu przedsiębiorstw i pracowników. Potrzeba izolacji spowodowała utrudnienia w dostępie do szkoleń BHP czy medycyny pracy. W związku z tym wprowadzone zostały przepisy, które zliberalizowały wymagania dotyczące tej sfery między innymi wydłużając ważność badań okresowych, rozszerzając wachlarz lekarzy, mogących dokonywać dopuszczenia pracownika do pracy czy dopuszczając inne niż stacjonarne metody prowadzenia szkolenia wstępnego ogólnego BHP. Jednak te wszystkie przepisy obowiązywały tylko i wyłącznie na czas pandemii, a po jej zakończeniu w ciągu pół roku wszystko powinno wrócić do normy.

A więc w 2024 roku badania medycyny pracy muszą się już odbywać normalnie. Badania wstępne, przed dopuszczeniem do wykonywania pracy na stanowisku, badania okresowe, kiedy ubiegnie termin ważności badań wstępnych oraz badania kontrolne, jeśli pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim dłużej niż 30 dni. Do wystawiania zaświadczeń dopuszczających pracownika do pracy z powrotem uprawnieni są tylko lekarze specjaliści medycyny pracy. Swoją moc zachował przepis, który mówi, że jeśli pracownik zmienia stanowisko lub nawet zmienia pracodawcę, ale specyfika nowego stanowiska pracy jest analogiczna pod względem zagrożeń jak poprzedniego dopuszczenie do pracy zachowuje ważność do upływu terminu na jakie zostało wystawione. Warunkiem jest by przerwa w pracy związana ze zmianą stanowiska trwała poniżej 30 dni. Technicznie, aby nowy pracodawca mógł takie dopuszczenie zakwalifikować powinien otrzymać od pracownika nie tylko samo zaświadczenie, ale także kopię skierowania wystawionego na poprzednim stanowisku. Bo właśnie w tym dokumencie są uwidocznione wszelkie czynniki szkodliwe i uciążliwe jakie występowały.

Także szkolenia BHP nie mogą już być przeprowadzane wg. taryfy ulgowej. Szkolenie wstępne: ogólne i stanowiskowe musi być zorganizowane w formie stacjonarnej. Jego odbycie jest bezwzględnym warunkiem do dopuszczenia do pracy na stanowisku. Jeśli chodzi o szkolenie okresowe, musi się odbyć w ciągu 12 miesięcy od dnia zatrudnienia. Kolejne w zależności od rodzaju stanowiska i tak:

– raz w roku – na stanowiskach, gdzie wykonywane są prace szczególnie niebezpieczne,

– raz na 3 lata – na stanowiskach robotniczych innych niż opisane powyżej,

– raz na 5 lat – na stanowiskach kierowniczych,

– raz na 6 lat – na stanowiskach administracyjno-biurowych.

Jeżeli zakład pracy znajduje się w trzeciej lub niższej kategorii ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych nie ma obowiązku organizowania szkoleń okresowych dla pracowników administracyjno-biurowych.

Szkolenia okresowe dla kadry kierowniczej i pracowników administracyjno-biurowych o ile jest konieczność ich organizowania mogą być realizowane w formie innej niż stacjonarna.